Mandatory disclosures – PPE V

The strategy of The Fund is to invest in mid-sized companies based in the Nordic region. The objective is to invest in good companies with great potential and make them better in partnership with the management team and board. The Fund does not have sustainable investment as its objective but promotes the following environmental and social characteristics as part of its investment strategy. Prior to each investment in a portfolio company of The Fund, Polaris conducts an extensive due diligence including an in-depth review of risks and opportunities related to sustainability and The Funds environmental and social characteristics:

• Minimum requirements for eligible investment (exclusion criteria) – We ensure that we do not invest in unsustainable sectors (gambling, weapons, tobacco, alcohol, and pornography) or in companies with an unacceptable exposure to countries, persons or entities on the UN Sanctions list. We also ensure that the companies that we acquire do not have an unacceptable risk for, or actual, adverse sustainability impacts. We also establish that it seems reasonable and probable that we will be able to improve the company’s sustainability performance during our ownership. We follow-up to ensure that all of the investment (100%) made by The Fund fulfill these critera.
• Management of adverse sustainability impacts: We ensure that our portfolio companies have, or implement during our ownership, a management system for the prevention, mitigation and management of adverse sustainability impacts as defined by the UN Guiding Principles and OECD Guidelines for Multinational Enterprises for Responsible Business Conduct. We follow-up to ensure that all of our investments (100%) implement this management system.
• Promotion of climate change mitigation: We work with our portfolio companies to reduce their climate impact and measure and reduce their greenhouse gas emissions. We target annual reductions and encourage portfolio companies to support the Paris Agreement and set ‘science based’ CO2 emissions reduction reduction targets as defined by the Science Based Target Initiative. We follow-up on all companies CO2 emissions annually.
• Promotion of gender equality: We work with our portfolio companies to improve their gender equality. We follow-up on our portfolio companies gender distribution on management teams and boards and target at least 40% of each gender. We follow-up on all companies gender distribution annually.
• Promotion of improved working environment: We work with our portfolio companies to improve the working environment in our portfolio companies and measure and track their employee initiated employee turnover where we target a stable development at a low level as suitable for the company. We follow-up on all companies employee-initiated employee turnover annually.

The board of directors of each portfolio company is responsible for ensuring that all indicators are measured, their development analysed and the appropriate actions are taken. The Polaris representative in the board of directors is the responsible in the board for sustainability and ensures measurement and follow-up is performed together with the chairman.

Polaris will follow-up annually how each portfolio company and The Fund perform in relation to the specific targets for each specific indicator. If the performance of an invididual portfolio company and The Fund is (i) improving and/or (ii) reaches the targets for each indicator, Polaris would conclude that we are successfully promoting our social and environmental characteristics. The companies provide the data on a ‘best effort’ basis and it is not required to be audited or reviewed. Polaris strive to provide actual bottom-up data from each portfolio company. In the case a portfolio company has not been able to provide a specific indicator, the indicator will be estimated in an appropriate way. If data is not possible to attain, the ability to track improvements will be limited. We will however still be able to promote each of The Funds environmental and social characteristics through actions and initiatives to improve in each individual area.

100% of the investments in The Fund follow the same investment strategy including the environmental and social characteristics promoted as part of this strategy. No use of derivatives are planned for this product or part of the investment strategy and we have not designated a specific index as a reference benchmark.

The strategy of the Fund is to only invest directly in majority equity holdings in companies and not to make any indirect investments or investments in funds. Polaris, as a majority owner, is therefor able to engage directly through the ultimate control of the company through the board of directors. Polaris also represents The Fund directly, by assigning a Polaris employee as a member of the board. Polaris is also responsible for recruiting the chairman of the board and the other board members.

The integration of sustainability in our investment process and our governance structure is governed by our Responsible Investment Policy which is publicly available on our website.

Danish version/dansk version

Fondens strategi er at investere i mellemstore virksomheder i Norden med henblik på at investere i stærke selskaber med et stort potentiale, og styrke selskaberne yderligere gennem ejerskabsperioden i samarbejde med ledelsen og bestyrelsen. Det er ikke fondens hovedformål at investere ud fra et bæredygtighedsperspektiv, men fonden promoverer og fokuserer på udvalgte miljømæssige og sociale forhold som en del af investeringsstrategien. Forud for en investering i et potentielt porteføljeselskab udarbejder Polaris en detaljeret due diligence analyse af selskabets risici og muligheder i forhold til de bestemte miljømæssige og sociale forhold, som er blandt fondens fokusområder inden for bæredygtighed:

• Minimum standarder og krav til en investering (eksklusionskriterier): Vi garanterer, at vi ikke investerer i sektorer, som ikke er bæredygtige (gambling, våben, tobak, alkohol og pornografi) eller selskaber med en uacceptabel eksponering til lande, personer eller enheder på UNs sanktionsliste. Vi garanterer desuden, at vi ikke investerer i selskaber, der har en for høj negativ indvirkning på miljøet eller har høj risiko for at få det i fremtiden. Derudover investerer vi ud fra en forventning om, at vi kan styrke selskabernes performance og profillering inden for bæredygtighed gennem vores ejerskabsperiode. Vi følger løbende op for at sikre, at alle vores porteføljeselskaber i fonden lever op til disse kriterier.
• Håndtering af negative påvirkninger: Vi garanterer, at vores porteføljeselskaber har – eller implementerer - en struktur til at mitigere, modvirke og håndtere negative miljømæssige og sociale påvirkninger, som er defineret af ’UN Guiding Principles’ og ’OECD Guidelines’ for ’Multinational Enterprises for Responsible Business Conduct’. Vi følger løbende op for at sikre, at alle vores porteføljeselskaber implementerer den nødvendige struktur.
• Promovering af initiativer til at reducere klimaforandringerne: Vi arbejder med vores porteføljeselskaber mod at reducere deres negative indflydelse på klimaet og reducere deres drivhusgasudledning. Vi sætter mål for deres årlige udledning og opfordrer porteføljeselskaberne til at supportere Parisaftalen og sætte ’Science Based Targets’ til at reducere deres drivhusgasemissioner efter ’Science Based Targets Initiative’. Vi følger op på porteføljeselskabernes drivhusgasudledninger årligt.
• Fremme af kønsdiversitet: Vi supporterer vores porteføljeselskaber i deres arbejde med at opnå en større kønsdiversitet i deres ledelser og bestyrelser. Vi måler fordelingen af mænd og kvinder blandt porteføljeselskabernes ledelses- og bestyrelsesmedlemmer med henblik på at nå vores målsætning om, at der på sigt vil være minimum 40% mænd og kvinder i ledelserne og bestyrelserne.
• Forbedring af arbejdsmiljøet: Vi arbejder med vores porteføljeselskaber mod at forbedre deres arbejsmiljø og løbende følge og måle medarbejderomsætningsniveauet, ’Employee-initiated employee turnover’, der er et udtryk for selskaberne tab og tilgange af medarbejdere og hvorvidt det er initieret af medarbejderen eller ej, hvor vi stræber efter en stabil udvikling på et lavt antal medarbejdere i forhold til det enkelte selskabs profil og behov. Vi følger op på medarbejderomsætningen i alle porteføljeselskaber på årlig basis.

Hvert porteføljeselskabs bestyrelse er ansvarlig for at sikre, at alle ovenstående fokusområder bliver målt, udviklingen følges og analyseres, og at der gennemføres de rette tiltag til at optimere udviklingen. Bestyrelsesmedlemmet fra Polaris er den ansvarlige for bæredygtighedsagendaen og for at sikre at opfølgning og måling bliver udarbejdet i samarbejde med bestyrelsesformanden.

Polaris vil årligt følge op på alle porteføljeselskabers og fondens samlede performance i forhold til de enkelte bæredygtighedsparametre. Hvis det enkelte selskab forbedrer sin performance og fonden samlet set (i) forbedrer og/eller (ii) når de specifikke mål sat for hver parametre, vil vi overordnet set vurdere, at Polaris promoverer sine miljømæssige og sociale målsætninger på et tilfredsstillende niveau. Porteføljeselskaberne gør deres bedste for at levere data af højest mulig kvalitet, og det er ikke påkrævet at data bliver revideret af en ekstern part. Polaris bestræber sig på at levere bottom-up data fra hvert porteføljeselskab, men i tilfælde af et porteføljeselskab ikke er i stand til at levere et specifikt datapunkt, vil datapunktet i stedet blive estimeret. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe optimale datapunkter af den ønskede kvalitet, vil muligheden for at følge forbedringer også være begrænset. Vi vil til gengæld stadig have mulighed for at promovere fondens miljømæssige og sociale karakteristika på baggrund af de tiltag og initiativer, der gennemføres inden for hvert fokusområde.

100% af alle investeringer foretaget af fonden følger samme investeringsstrategi, hvilket også inkluderer de miljømæssige og sociale formål som promovores i investeringsstrategien. Derivater er ikke en del af investeringsstrategien og fonden har ikke et specifikt benchmark index.

Fondens strategi er majoritetsinvesteringer i selskaber, og ikke indirekte investeringer eller investeringer i andre fonde. Som majoritetsejer har Polaris derfor direkte indflydelse på udviklingen i et porteføljeselskab gennem bestyrelsen. Fonden er også direkte repræsenteret i hvert porteføljeselskab ved, at en Polaris Partner tager en bestyrelsespost i porteføljeselskaberne. Polaris er desuden ansvarlig for at rekruttere bestyrelsesformanden og andre bestyrelsesmedlemmer.

Integrationen af bæredygtighed i Polaris’ investeringsprocessen og governancestruktur bliver fulgt gennem Polaris ’Responsible Investment Policy’, som er offentlig tilgængelig på vores hjemmeside.